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  evelopment 软件开发
 

概述 :
    随着我国经济建设不断取得新的进展,特别是我国加入 WTO 以后,每位企业家都认识到,要想企业长久生存,在激烈的市场竞争中立于不败,必须加强企业的管理,随之而来的是在企业管理方面的大量投入。企业信息化以计算机技术为核心,作为企业管理的辅助工具,也开始欣欣向荣起来,而作为企业信息化建设基础的 OA 软件,成为许多企业的首要选择,希望借助于 OA 软件进一步规范管理,提高办公效率 . 目前很多企业在企业管理信息化方面都取得了不同程度的进步,但也存在着很大的差距和不足,主要表现在以下几个方面:
一、没有改善企业的管理现状
二、不能满足企业发展的需要
三、不能得到全面的应用

技术架构设计
    系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构,即 Web 服务器、应用服务器和数据库服务器。在三层架构基础上,采用 MVC ( Model-View-Controller )加上服务容器的体系架构,支持各层之间的松耦合,从而做到服务到业务流程可配置和可重构。
系统支持服务分布布署,采用 B/S 结构,支持总、分公司和移动办公模式,采用软、硬件相结合的安全解决方案,确保系统稳定运行。
一、系统简介
1) 天一办公自动化信息中心,是高效率、低成本、跨区域管理的办公自动化解决方案,是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统软件,集中了成熟的数据技术与管理思想,能有效提高企业的内部管理和工作效率,降低经营成本。
2) 本方案是基于 Intranet/Internet 技术,完全采用 B/S 体系结构的办公系统。该系统使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高,信息传递过程中耗费降到最低。办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来,参与更多的富于思考性和创造性的工作。
3) 本方案开发费用低廉,易于实施,员工无需进行技术培训;可以在任何地方利用任何一台可上网的电脑参与公司工作,突破区域限制,真正实现移动办公;可根据企业的行业特点、管理模式进行定制。
二、实现目标
1) 提高办公效率
    天一 OA 办公系统充分利用互联网通信技术,改变了传统的办公方式,将办公系统建立在互联网上,使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化,用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。
2) 文件管理自动化
    通过天一 OA 系统,将公司所有文件发布到系统中,一方面实现了文件的存档,另一方面方便了公司员工查询,可在 HBMOA 共建立各种不同目录和数量的文件柜。文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用。
3) 规范工作流程
    可将公司工作流程文件放入 HBMOA 系统,便于各级部门的审批、查阅,规范公司各岗位的工作规范。个人信息和日程管理,协助员工工作更出色。
4) 节省企业的办公费用
    节省支出,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。
5) 新的信息交流方式,全面的资源和信息共享
    单位各级部门之间及员工通过电子邮件, BBS 、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流,改善了单位的通讯环境。单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享,消除信息孤岛。
6) 良好的协同工作环境
    在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境,让工作组的所有人员都能掌握工作进度,发挥群体工作的威力,让企业更具活力。
7) 实现基于电脑网络的知识管理和网络培训
    通过 HBMOA 提升企业员工的素质;利用公共信息库,共享信息和知识,将所有员工的智慧积累和发扬。
8) 内部网与 INTERNET 的平滑集成
    (a) 改善了单位与外部的信息交流方式,提高自身形象,增强企业市场竞争力。
    (b) 可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。
9) 高效的决策支持
    OA 系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况,为领导者决策调整提供支持。为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办公环境,加强办公流程的管理,增强办公的协调性,扩大信息通道,从而提高单位的在线管理水平。
三、模块简介
各模块功能详细介绍见后面的叙述
1) 信息管理:
    支持一个机构内各办公室的基本事务活动,包括信息的产生、收集、加工、存储和查询,如公用信息库、文字处理、文档管理、通知、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。
2) 事务管理:
    支持职能管理活动的管理信息系统的结合,支持远程协同工作,支持各项工作的跟踪、统计、分析、报告,支持电子论坛、工作备忘、电子报表、报告审批、通讯录、会议管理等。
主要功能简表
基本模块:
用户和权限管理定义用户权限
工作流程管理定义事务处理的流程
信息管理模块:
公告板行政公告、通知、备忘录
通讯录分公司和个人通讯录
讨论区在公司主页上开设讨论区,营造一个积极的企业文件
意见箱向领导层递交建议和意见,可匿名
组织结构建立公司的组织结构主页,包括各部门的职能和联系方式
档案管理公文档案管理、资料档案管理、实物档案管理
事务管理模块:
工作日程安排分为领导日程安排和员工日程安排
工作指令上级对下级发布的工作指令
工作汇报部门和个人的阶段工作计划和汇报
工作审批报告、申请或事物的上报和审批
工作监控系统自动跟踪各项工作进展
协同工作平台不同地区的员工可通过 OA 系统进行协同工作
行政管理模块:
公文管理文件的起草、审批、签发、分发、归档
车辆管理单位车辆的分配,用车的申请、审批
考勤管理员工考勤记录、统计
人事管理员工档案、构成分析、清单
办公用品出入库登记、申请、记录、查询、统计
物资分配设备的名称、型号、责任人、物资清单
工资管理工资制度、清单、工资表、统计
业务管理模块:
客户管理客户记录、重点客户、统计
业务管理客户的技术文档、资料
合同管理业务合同的分类、查询、报告
售后服务按定义的流程处理售后服务的请求、形成报告
投诉管理按定义的流程处理客户的投诉,并形成报告
分支机构处理出差人员或分支分销机构的各种业务、行政事务
数据管理模块:
产品报价产品的报价列表
统计报表业务项目的统计报表、库存查询等
业绩评估统计员工的工作业绩
四、常用菜单
我的桌面日常工作 公文管理信息管理协作交流 管理员
最新消息工作安排 发文管理 公告栏即时消息在线管理
个人文档大事纪收文管理 调研资料电子教室流程定义
个人邮箱工作日志催办督办通讯录电子演播数据备份
修改密码日程安排全文检索讨论组电子论坛数据接口
备忘录项目管理目录分类 网络会议用户管理
电话记录资料采编 交流中心权限管理
会议纪要档案管理
五、部分模块详细说明
1) 领导日常办公子系统
该子系统是为领导提供的一个集成办公环境。由综合业务查询子模块与领导专用办公子模块两大部分构成。
(a) 综合业务查询子模块
(b) 领导专用办公子模块
(c) 领导日程活动安排
(d) 领导专用信息管理
2) 秘书日常办公系统
(a) 秘书办公系统主要为领导的秘书提供的集成办公环境。
(b) 包括三大功能:
A 领导日程安排
B 重要电话记录
c 重要人物来访登记
3) 日常办公管理子系统
(a) 个人办公管理子系统是天一 OA 最常用的模块,为用户建立起来的各自的独立的工作环境和日常事务处理环境,提供给用户一个轻松的信息管理环境。
(b) 每天开机登录系统后便自动从服务器取得当天的个人待办事宜及日程安排、邮件、公告等私有 / 公共信息。
(c) 自动跟踪收文、发文、工作进度,并可按主办和阅读单位实现一对多的文件传递与跟踪,并具有自动催办、统计、跟踪等功能(d) 包括两大功能:
A 办公事务管理
B 私人事务管理
4) 公文管理
(a) 公文管理是指从公文的起草到审批一系列过程的管理包括收发文管理、文件催办等功能,利用工作流方式管理从拟办、本部门领导审核、其他部门会签、领导审核、领导审批、办公室登记、签发、归档等全部工作流程。
(b) 系统对以上各种公文进行全程跟踪控制,保证公文能准确及时地批阅和传送,减少对所处理公文的积压。
(c) 全过程可以由公文管理员实时监控。
5) 收文流程处理
(a) 在此流程中描述了五个状态:
登记、拟办、批办、承办和办结。一般收文流转的缺省过程是登记,拟办,批办,承办,办结。登记和办结状态是必不可少的,但拟办、批办和承办三个状态是可选的,可以只有其中之一、任意两个的组合或三者全部,具体选择何种方式根据公文的具体办理情况而定。
(b) 登记:公文管理员(专门部门的人员,如办公室)负责对来文进行登记、分发处理。其中非电子来文需通过键盘或扫描录入原文;而电子来文则可以不用键盘或扫描录入原文,可直接通过接口程序自动转录,节省时间。
(c) 拟办:公文管理员的直接领导(如办公室主任),决定来文给上级领导或其它部门传阅办理等。
批办:上级领导的审批处理。
(d) 承办:具体对来文办理的签批部门。
(e) 办结:来文办理结束作标志,可由公文管理员作,也可由承办单位作。 在实现过程中: 由公文管理员根据文种、来文单位、来文级别等等的分类方式决定来文的具体流程,决定当前文的流程状态可以在表单中备有状态域作标志。公文管理员可以对整个流程进行监控。可以根据临时出现的情况进行流程的添加、跳过、撤回等。
(f) 自动对流程中的每个节点(即环节)所花的时间进行统计,然后生成一个该流程的时间报表。由此可以完成对各部门办事效率的统计。文件办理完毕以后将该报表与文件一起进行归档。
6) 发文流程处理
(a) 正式发文拟稿可由办公室之外的其它部门拟稿,然后交给办公室作处理。
(b) 发文一般包含的状态:拟稿、审核、核稿、会签、签发、校对、印发、办结八个状态。一定有的状态是拟稿、签发、印发、办结和归档。缺省流程是:拟稿 - 审核 - 核稿 - 会签 - 签发 - 校对 - 印发 - 盖章 - 办结 - 归档。除了必有的状态之外,可选的状态和状态的顺序同样也是可设置的。办理状态是在文档中记录状态标志。
(c) 拟稿:起草发文。
(d) 审核:拟稿人的部门领导对公文把关。
(e) 核稿:由专门人员对公文的书写格式和文字把关(办公室人员)。
(f) 会签:如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单位的联合发文需要经过发文部门签字认可。
(g) 签发:单位的领导决定该文是否能发。可以通过电子手写体签名和电子签名来保证真实性、有效性。
(h) 校对:按照领导签批的意见,修改文中的字句等。
(i) 印发:具体办理发文的人员签字并对发文盖章。
(j) 办结:标志该发文的流程结束。
(k) 发文处理在实现过程中,同样可由专人(公文管理员)根据实际的方式或领导审批意见来决定流程(审批状态和审批人)走向,或由上一办理状态的办理(审批)人决定下一办理状态的办理人。
7) 会议管理子模块
(a) 系统以工作流方式把会议管理从会议筹备、会议审批、会议通知、会务到会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理,在实现中既利用了目前先进的网络计算技术,又充分考虑了在不能人人有计算机时会议通知的操作办法,使得本系统既先进又实用。
(b) 会议管理系统主要用于制定会议安排和发送会议通知,记录会议机要。数据库可以设置一个会议库进行会议审批、会议计划、会议材料、会议纪要等工作,利用资源(会议室等)预定、日程安排、会议通知功能完成会议的具体安排。
(c) 会议召集人在会议计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后,可将此会议通知发送给所有与会人员,系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录
(d) 届时,系统将会自动提醒每一位与会者参加会议, 会议管理由办公室之外的其它部门进行会议筹备拟稿,然后交给办公室作处理,进行审批后再返回该部门。
8) 档案管理子模块
(a) 档案包括:公文档案管理、资料档案管理、实物档案管理
(b) 案卷管理:包括组卷、拆卷、移卷等。根据文件的年度和性质,对文件进行分类,把年度相同、文件内容相近文件组在一起,若情况有变动,只需将文件的分类属性改变,系统会自动重组,将文件归到另一卷内。
(c) 案卷目录和卷内目录:根据给定的年度可以自动生成案卷目录,根据年度和案卷号可以自动生成卷内目录,极大地减轻了人员手工抄写的工作。
9) 公共信息管理系统
(a) 公共信息管理子模块用于企业及各分支机构(或代理机构)进行信息管理。
(b) 它包括两个部分:
A 信息服务管理系统:信息服务系统是企业范围内为内部用户提供信息服务的环境。
B 信息宣传管理系统:信息宣传系统是用来对内部用户进行信息宣传和信息发布的环境。
10) 人事管理系统
(a) 基于人事管理的特点,采取关系型数据库。可以根据数据量的大小选取相适应的关系数据库。该系统包括人事管理的基本内容:
(b) 人员情况子模块,本子模块主要包括:基本情况、培训情况、奖惩情况、年度考核
(c) 人员调配子模块,本子模块主要包括六大功能项:调入、调出、干部任免、辞职、辞退、退休
(d) 机构编制子模块,本子模块的功能主要是对机构编制进行管理。包括两大功能项:登记、查询维护
11) 电子邮件系统
(a) 建立邮件服务器以后,主要部门或员工可以有自己独立的 E-Mail 地址,方便上下级交流工作,同时方便客户与贵公司联系业务。邮件服务器为专业邮件服务器,和通常的免费邮件系统相比具有较高的安全性和稳定性。
(b) 邮件服务器支持 POP3 , SMTP 以及 ESMTP ,这样,用户收发信件不需要登陆服务器,只需要在本地邮件收发软件(如 OutLook,FoxMail 上)做简单设置以后,就可以收发电子邮件。同时排除一些非法用户盗用企业的 SMTP 服务。
(c) 邮件系统可根据企业的特殊要求做二次开发,比如:邮件本地加密、权限管理、分级审核、邮件分类、自动回复邮件等等。
12) 催办管理系统
(a) 催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件作出快速反应,以解决应急事务的全过程处理和控制,确保在限定的时间内完成任务。
(b) 对每一个催办事件都有相应的文档以备日后查询。
(c) 同时对公文、会议等子模块也支持该项功能。
13) 车辆管理系统
车辆管理系统是对车辆进行登记、分类。并对用车进行登记、审批和车辆的维护费用进行管理
六、 实施意义
1) 全面提高企业的管理水平:所有员工在一个平台上协同工作、共享信息、即时交流,通过网络加快企业的信息传递,增强信息的共享,避免冗余信息,降低办公业务的工作量,全面提高企业的工作效率。
2) 通过电子化实现文档的管理、传递和审批,改变传统手工办公模式,提高办公效率,提高数据采集、统计、汇总、输出的自动化程度。
3) 节省企业的办公费用支出,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代
4) 建立高效沟通管理体系:公司内部的沟通管理一直是影响该公司工作效率的因素,通过 HBMOA ,公司可建立高效沟通管理体系,通过邮件、内部呼叫、工作流、工作日志等功能,加快内部的有效沟通。
5 )实施效果快:系统具有友好的操作界面 , 实用的办公功能和良好的可扩充性,并最大程度地融入了当代最新的“知识管理·协同办公”的第三代办公自动化理念,是一套真正全面支持中文应用的、先进完整的知识管理解决方案,一般只需一个星期,公司所有员工就能全部会用,达到办公自动化的目的。
七、 未来的发展
1) 由于企事业的管理制度、技术和产品等都在不断地发展,同时, IT 技术也在不断地发展,因此,我们在开发系统时,在技术上严格遵循可持续发展的宗旨,保护客户的长期利益。
2) OA 系统主要从三个方面保证可持续的发展。
(a) 方便的可定制功能,天一 OA 系统后台具有功能强大的管理平台,系统大部分工作流程都可以在管理子系统中进行定制,整个过程非常简单,不需要修改程序。
(b) 采用 DNA 体系结构,由于 IT 产业发展迅速,计算机软件硬件的变化快,随之用户的需求也会不断地变化。因此,一个成功系统必须要有一个结构合理、易于扩展、易于维护、易于升级的系统框架。本系统采用微软公司的三层 DNA 架构标准,基于 Web 数据库访问技术。
(c)兼容未来的发展需要:考虑到长期的战略需要,未来可能需要逐步建立起完整的企业数据信息平台( e-Solution ),包含如下部分或全部模块:
信息中心,办公自动化系统,电子商务系统, CMR 客户关系系统,资源管理系统(进销存或 ERP ),物流系统,业务管理系统,结算系统,采购系统等企业事务应用系统。

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